○鮭川村戸籍情報システムに係るデータ保護管理規則
令和7年9月1日
規則第8号
(目的)
第1条 この規則は、戸籍情報システムに係る戸籍又は除籍のデータの保護及び管理に関し、必要な事項を定め、戸籍情報システムの適正な管理運営を図ることを目的とする。
(1) 戸籍情報システム クラウドサービス上の仮想環境に設置した戸籍サーバ及び住民税務課に設置した戸籍専用端末により事務を行う電子情報処理組織をいう。
(2) 戸籍データ 戸籍情報システムで取り扱われる戸籍又は除籍に関する入出力データをいう。
(3) ファイル 磁気ディスク、磁気テープ、光磁気ディスク等の戸籍データが記録された媒体をいう。
(4) 出力帳票 戸籍データを出力した帳票をいう。
(5) ドキュメント クラウド運用マニュアル、システム設計書、プログラム説明書、操作手引書、コード一覧表等の戸籍情報システムに関する記録及び文書をいう。
(事務処理の範囲)
第3条 戸籍情報システムにより処理する事務の範囲は、戸籍法(昭和22年法律第244号)及びその他の法令の定めるところにより処理する戸籍データの編製及び記録、受付帳の調製、記録事項証明書の発行、戸籍に関する統計等の戸籍事務及び戸籍の附票システム、人口動態調査事務等に戸籍データを提供する戸籍関連事務(以下「戸籍関連事務」という。)とする。
(保護管理者の設置)
第4条 戸籍データ、戸籍情報システムのプログラム及びドキュメント等を的確に管理し、その保護に万全を期するため、住民税務課に保護管理者をおく。
2 保護管理者は、業務主管課長である住民税務課長をもって充てる。
(戸籍データ及びプログラムの管理)
第5条 保護管理者は、戸籍データの適正な保全及び保護を図るため、次の各号に掲げる措置を講じなければならない。
(1) 戸籍データの取扱状況、これに関する機器等について常に把握し、その管理の適正を図ること。
(2) 戸籍データの異状の有無について、定期的に又は随時、点検を行うこと。
(3) 外部認証のPCIDSS(国際的なセキュリティ基準をいう。)を取得しているデータセンターで提供されるクラウドサービスを利用することにより、戸籍データの漏えいの防止を図ること。
(4) 保護管理者は、定期的に前号のPCIDSSの認証取得状況を確認することとし、戸籍情報システムを提供する事業者に対し、必要に応じて認証取得状況について報告を求めることができる。
2 保護管理者は、戸籍情報システムのプログラムの障害の有無について、定期的に又は随時、点検を行い、必要に応じて適切な措置を講じなければならない。
3 戸籍データは、戸籍関連事務以外に利用してはならない。
4 戸籍データは、法令に定めがあるものを除き、外部に提供してはならない。
(ファイルの保護及び出力帳票の保管)
第6条 保護管理者は、ファイル及び出力帳票の保管を適正に行うため、次の各号に掲げる事項について必要な措置を講じなければならない。
(1) ファイル及び出力帳票の保管場所を指定するとともに、必要に応じて施錠のある耐火性書庫に保管する等の措置をとること。
(2) ファイル及び出力帳票の授受及び保管については、台帳に記録する等の方法により適正に管理すること。
(3) ファイル及び出力帳票の廃棄に当たっては、復元できない方法により確実に処分すること。
(ドキュメントの管理)
第7条 保護管理者は、ドキュメントの保管を適正に行うため、次の各号に掲げる措置を講じなければならない。
(1) 保管場所を指定するとともに、ドキュメントの内容を常に最新の状態で維持すること。
(2) ドキュメントを廃棄する場合は、外部に情報が流出することのないよう適切に処分すること。
2 ドキュメントを複写し、又は持ち出すときは、保護管理者の承認を得なければならない。
(戸籍専用端末の管理)
第8条 保護管理者は、戸籍専用端末の管理及び適正な運用を図るため、必要な措置を講じなければならない。
2 保護管理者は、戸籍専用端末の操作者を指定するとともに、操作者が処理することができる事務の範囲を明確にしなければならない。
3 戸籍専用端末の操作者は、戸籍データの保全及び保護に常に留意しなければならない。
(パスワードの管理)
第9条 保護管理者は、戸籍専用端末の操作者を識別し、その処理する事務の範囲を限定するため、当該操作者ごとにパスワードを設定し、付与しなければならない。
2 保護管理者は、定期的に又は随時、パスワードの更新を行う等、厳重に管理しなければならない。
(パスワードの秘匿)
第10条 戸籍専用端末の操作者は、パスワードの入力に際して、当該パスワードが他に知られることのないようにし、また、自己のパスワードを秘密にし、他人に使用させてはならない。
(指導研修)
第11条 保護管理者は、戸籍担当職員に対し、業務上必要な研修を実施するものとする。
(操作教育)
第12条 保護管理者は、戸籍担当職員に対し、適正な戸籍情報システムの操作について、必要な指導を実施するものとする。
附則
(施行期日)
1 この規則は、公布の日から施行する。
(鮭川村戸籍事務を処理する電子情報処理組織に係るデータ保護管理規則の廃止)
2 鮭川村戸籍事務を処理する電子情報処理組織に係るデータ保護管理規則(平成21年規則第7号)は、廃止する。