○鮭川村文書管理規程
昭和46年3月30日
訓令第1号
目次
第1章 総則
第1節 通則(第1条―第7条)
第2節 文書管理組織(第8条―第10条)
第2章 文書の収受及び配布(第11条―第22条)
第3章 文書の起案及び決裁(第23条―第32条)
第4章 文書の施行及び発送(第33条―第43条)
第5章 文書の整理保管及び保存(第44条―第53条)
附則
第1章 総則
第1節 通則
(趣旨)
第1条 この規程は、事務処理を適正にし、その能率的運営を図るため、別に定めるものを除くほか、本村(出張所及び公の施設を除く。)における文書管理について必要な事項を定めるものとする。
(用語の意義)
第2条 この規程において、次に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
(1) 課 鮭川村課設置条例(昭和45年条例第18号)第1条各号に規定する課及びこれに準ずるもの並びに鮭川村議会、鮭川村教育委員会、鮭川村農業委員会及び鮭川村選挙管理委員会の事務局をいう。
(2) 文書 事務の処理に必要な一切の文書をいう。
(3) 普通文書 特殊文書及び個人あての文書以外の文書をいう。
(4) 特殊文書 親展文書及び秘密文書並びに書留、電報及び小包をいう。
(5) 個人あての文書 職員個人あての封書(明らかに私信と認められるものを除く。)及びその他の文書で親展文書以外のものをいう。
(6) 秘密文書 その事案が部外の者に秘さなければならないものであるため「秘」又はこれに類する用語の表示をした文書をいう。
(7) 起案文書 決裁を求めるため起案した文書をいう。
(8) 決裁文書 すべての決裁を終わった文書をいう。
(9) 発送文書 決裁文書に基づき、郵送又は使送の方法により、庁外に送達するものをいう。
(10) 未処理文書 収受又は配付された文書で処理がなされないままになっているものをいう。
(11) 収受 庁外から送達された文書を一定の手続に従って、受領することをいう。
(12) 郵送 文書を郵便により庁外に送達することをいう。
(13) 使送 文書を職員により直接相手方に送達することをいう。
(14) 保管 処理の完結した文書をその事務を所掌する課(以下「主管課」という。)において整理しておくことをいう。
(15) 保存 処理の完結した文書を書庫において整理しておくことをいう。
(事務処理の原則)
第3条 事務の処理は、文書によって行うことを原則とする。
2 文書による事務の処理は、別に定めるところにより、決裁を受けて行うものとする。
3 文書の処理は、迅速かつ適正に行わなければならない。
(文書記述の原則)
第4条 文書を作成するときは、常用漢字表(昭和56年内閣告示第1号)、「常用漢字表」の実施について(昭和61年内閣告示第1号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)及び送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)により、平易、簡素かつ明確に表現するように努めなければならない。
2 文書の書き方は、次の各号に掲げるものを除き、左横書きとする。
(1) 法令により縦書きと定められたもの
(2) 他の官庁で様式を縦書きと定めたもの
(3) 総務課長が特に縦書きを適当と認めるもの
(文書取扱いの原則)
第5条 文書は、常にていねいに取り扱うとともに、その受渡しを確実に行い、汚損がはなはだしいときは、適宜補修し、常に文書の内容が明らかであるようにしておかなければならない。
(秘密保持の原則)
第6条 秘密文書は、特に細密なる注意を払って取り扱い、部外の者又は当事者以外の者の目にふれる箇所に放置してはならない。
2 秘密文書を保管又は保存する必要がなくなったときは、焼却その他確実な方法により破棄しなければならない。これを作成する場合に用いた原稿、謄写用原紙、複写紙及び資料等についてもまた同様とする。
(文書の整理保管の原則)
第7条 文書は、文書分類記号表(別表第1)に定める分類の区分に従って、ファイリングキャビネット(以下「キャビネット」という。)の該当フォルダーに収納しなければならない。ただし、帳簿その他キャビネットに収納することが不適当なものは、この限りでない。
2 未処理文書は、キャビネットの懸案フォルダーに整理し、常に所在を明らかにしておかなければならない。
第2節 文書管理組織
(総務課長)
第8条 総務課長は、本村における文書の管理に関する事務を総括する。
2 総務課長は、文書の管理に関し、文書取扱担当者を指揮監督するものとする。
(主管課長)
第9条 課長(議会及び農業委員会にあっては事務局長を、教育委員会にあっては課長を、選挙管理委員会にあっては書記長をいう。以下同じ。)は常に課内における文書事務の円滑かつ適正な取扱いに留意し、その促進に努めなければならない。
(文書取扱担当者)
第10条 課に文書取扱担当者を置く。
2 文書取扱担当者は、課長が指名する。
3 課長は、前項に規定する文書取扱担当者を指名したときは、直ちに当該職員の職及び氏名を総務課長に通知しなければならない。これを変更したときもまた同様とする。
4 文書取扱担当者は、課長の指示を受けて文書の受領、進行管理、発送の手続、整理及び保管等の文書事務を処理する。
第2章 文書の収受及び配布
(文書の収受)
第11条 送達を受けた文書は、総務課において収受の事務を行う。
2 課において直接受領した文書は、直ちに総務課に回付しなければならない。ただし、次条第2項各号に掲げる文書については、この限りでない。
(普通文書の収受)
第12条 普通文書の送付を受けたときは、総務課において開封のうえその右上欄余白に収受印(様式第1号)を押し、主管課の文書取扱者に配布しなければならない。
(1) 図書(定期又は不定期発行のもの)
(2) 官報・県公報等
(3) 資料
(4) 請求書類
(5) 礼状及びあいさつ状
(6) 処理を必要としない定例又は軽易な文書
3 前2項の収受文書のうちその内容が2以上の課の所掌事務に係るものにあっては、主たる課に配布するものとする。この場合において配布を受けた課は、他の関係課に連絡しなければならない。
(収受の特例)
第13条 窓口において処理する事務等に係る定例な届書、申請書等については、前2条の規定にかかわらず、総務課長の承認を得て主管課で直接収受することができる。
第14条 特殊文書及び個人あての文書の送付を受けたときは、総務課において開封しないで封皮に収受印を押し、村長及び副村長あてのものにあっては総務課の、その他のものにあっては主管課の文書取扱担当者に配布しなければならない。
第15条 削除
(添付物のある文書の取扱い)
第16条 普通文書に現金、有価証券・郵便切手・収入印紙等が添付されている場合には、主管課の文書取扱担当者に遅滞なく確実に配布しなければならない。
(収受時刻の記載)
第17条 訴訟又は不服申立てに関する文書その他収受の時刻が権利の得失に影響を及ぼす文書については、その余白又は封皮に取扱者が収受時刻を記入し、押印しなければならない。この場合において普通文書で封筒のあるものは、これを添付しなければならない。
(勤務時間外)
第18条 勤務時間外に送達された文書は、日直員において受領し、次の各号により処理し、日直勤務終了後総務課又は次の日直員に引き継がなければならない。
(1) 前条の規定に該当する文書は、その余白又は封皮に到着の日時を記入し、押印すること。
(2) 電報その他緊急の処理を要すると認められる文書は、電話等により直ちに名あて人又は関係者に連絡すること。
(3) 前2号以外の文書は、結束しておくこと。
(収受の際の事故文書等の処理)
第19条 総務課又は日直員において郵便料金の不足又は未納の郵便物の送達を受けたときは、発信者が官公庁であるとき又は公務に関し特に必要と認めるときに限り、その不足又は未納の料金を支払って受領することができる。
2 誤って送達された郵便物は、総務課において正当名あて先に転送しなければならない。
3 受取人がないため、又はその他の理由により文書が返送されたときは、主管課の文書取扱担当者に返付しなければならない。
(配布を受けた文書の処理)
第20条 文書取扱担当者は、配布を受けた文書を課長の査閲に供し、その他の文書については担当係長に配布しなければならない。ただし、親展文書・書留文書及び個人あての文書は、名あて人に直接配布するものとする。
2 課長は、前項の規定により文書の配布を受けたときは、これを査閲し、処理に必要な事項を指示して担当係長に配布しなければならない。この場合において、重要又は異例な文書で上司の指揮により処理すべきものと認められるものは、直ちに供覧の処理を行い、その指示を受けるものとする。
3 担当係長は、第2項の規定により配布を受けたときは、迅速かつ適正に文書の処理を行うとともに、処理済の文書は、文書取扱担当者に返付しなければならない。
4 文書取扱担当者は、前項の規定により返付を受けた文書を処理月日順に整理しておかなければならない。
(処理の促進)
第21条 文書取扱担当者は、常に文書の処理状況の掌握に努め、未処理のものがある場合は、課長に当該未処理文書を提示しなければならない。
2 課長は、前項の規定により提示を受けた文書については処理の促進を図らなければならない。
第22条 文書取扱担当者は、当該課の主管でない文書の配付を受けたときは、速やかに総務課に返付しなければならない。
第3章 文書の起案及び決裁
(文書の起案)
第23条 文書の起案は、起案用紙(様式第3号)を用いなければならない。
2 定例又は軽易な事案については、帳票処理又は余白処理等により処理することができる。
(1) 件名
(2) 発信者名
(3) 受信者名
(4) 起案年月日
(5) 起案者
(6) 文書分類記号
(7) 保存期間
(8) 施行予定月日
(9) 発送区分
2 文書取扱担当者は、管理カードBの回付を受けたときは、チクラセットに施行予定月日順に整理保管しておかなければならない。
(合議)
第25条 起案文書で他課の所掌事務に関係するものは、主管課長の決裁を経た後、定例又は軽易な事案を除き、関係課長に合議しなければならない。ただし、事前協議等により意見の調整ができたときは、合議を省略することができる。
第26条 起案文書で村長の権限に属する次の各号に掲げる事項を内容とするものは、総務課長に合議しなければならない。
(1) 議会に提出する議案
(2) 規則、訓令、告示及び公示に関するもの
(3) 行政処分で重要なもの
(4) 契約に関するもので重要かつ異例に属するもの
(5) その他重要、異例、新例に属するもの
2 前項各号に規定するもののほか、発送に係る起案文書で村長の権限に属する事項を内容とするものについては、総務課長から、書式形式又は字句の審査を受けなければならない。
(合議文書の処理)
第27条 起案者は、合議を経た後に当該合議に係る事項を変更しようとするとき、又は決裁の趣旨が起案と異なるときは、合議した課長にその経過を報告しなければならない。
2 合議を受けた課において、当該合議に係る事項の処理の結果を知る必要があるときは、起案文書のその課名の上部に「要再告」と朱書しておかなければならない。この場合において、起案者はその課に当該事項の処理の結果を報告しなければならない。
(決裁の手続)
第28条 決裁者の決裁が終わったときは、文書取扱担当者は、起案文書を次の決裁者に所属する文書取扱担当者に回付しなければならない。
2 最終決裁者の決裁が終わったときは、文書取扱担当者は、決裁文書を主管課の文書取扱担当者に返付しなければならない。
(決裁の促進)
第29条 決裁者は、決裁予定月日までに決裁を終わるように努めなければならない。
2 決裁者が主管課長以外の者である場合において、その決裁者が決裁予定月日までに決裁を終えることができないときは、文書取扱担当者は、主管課の文書取扱担当者にその旨を連絡しなければならない。
3 第21条の規定は、起案文書の決裁を促進することについても適用あるものとする。
(重要文書等の持回り)
第30条 起案文書のうち緊急に処理する必要があるもの、秘密を要するもの、その他重要なものについては、起案者その他起案に係る事項について説明できる者が起案文書を持ち回って決裁を受けることができる。
(文書の認印)
第31条 回議又は合議を受けた文書の認印は、職員印鑑簿に登録した私印を使用するものとする。
第4章 文書の施行及び発送
(記号及び番号)
第33条 文書には、次の各号により記号及び番号を付けなければならない。ただし、軽易なものについては、これを省略し、号外で処理することができる。
(1) 条例、規則、告示及び訓令(以下「例規文書」という。)には、それぞれ鮭川村名、議会名又は委員会名を冠し、その種類及び村長、議会又は各委員会ごとに例規番号簿(様式第5号)により歴年による一連番号を付けること。
(2) 訓、内訓、庁達、指令及び達にはその種類及び村長、議会又は各委員会ごとに会計年度による一連番号を付けること。
(決裁文書の処理)
第34条 文書取扱担当者は、決裁文書の回付を受けた場合において文書の番号を付けて施行するものがあるときは、議会及び委員会の権限に属する例規文書を除き、決裁文書に管理カードAを添えて、総務課に回付しなければならない。
2 総務課においては、例規文書の番号を除き、管理カードA及び決裁文書に記入して番号を付け、決裁文書を主管課の文書取扱担当者に返付し、当該管理カードAを整理しておかなければならない。
3 文書取扱担当者は、前項の規定により決裁文書の返付を受けたときは、管理カードBに文書の番号を転記しておかなければならない。
(文書の日付)
第35条 文書の日付は、特別に指定したものを除くほか、文書を施行する日とする。
(文書の浄書)
第36条 文書の浄書は、決裁文書に基づき、主管課において行うものとする。
2 村長の権限に属する例規文書の浄書は、前項の規定にかかわらず、総務課において行うものとする。
(公印)
第37条 発送文書には、別に定めるところにより、公印を押印しなければならない。ただし、軽易な文書又は文書の性質上不用と認められるものについては、決裁済み文書に「公印省略」の記載をし、公印を省略することができる。
(文書の発送)
第38条 文書の発送は、総務課において、郵送及び使送により行うものとする。
(発送の手続)
第39条 文書を発送しようとするときは、主管課において、封入又は包装してあて名を記入し、総務課に回付しなければならない。この場合において、親展、速達又は書留の取扱いをする必要のある文書にあっては、封皮にその旨を表示しなければならない。
2 電報を発信しようとするときは、決裁文書を総務課に回付しなければならない。
2 重要文書の使送にあっては、名あて人又はその関係者から受領印を使送票に徴しなければならない。
(発送の特例)
第41条 緊急に発送する必要がある文書は、第38条の規定にかかわらず、主管課において発送することができる。
(文書の整理)
第42条 文書取扱担当者は、決裁文書が施行され、その処理が完結したときは、当該文書及び管理カードに施行年月日を記入して、次章に規定するところにより、それぞれ整理保管しなければならない。
第5章 文書の整理保管及び保存
(文書の保全)
第43条 文書は、常に整理し、紛失、火災、盗難等を防止するとともに、重要なものについては、非常災害時に際し必要な処理ができるようあらかじめ準備しておかなければならない。
(文書の整理保管)
第44条 処理の完結した文書は、その処理の完結した日の属する年度の翌年度の初日から起算して1年間、主管課において、キャビネットに保管しておかなければならない。
2 前項の規定により文書を保管する場合には、年度ごとに区分してこれをしなければならない。
(文書の保存期間)
第45条 処理の完結した文書は、次の各号に定めるところにより保存しなければならない。ただし、必要と認めるときは、総務課長の承認を得て保存期間を変更することができる。
(1) 永年保存すべきもの
イ 条例、規則及び訓令等の原議書
ロ 議会及び委員会の会議録
ハ 任免、賞罰、その他身分に関するもの
ニ 所轄行政庁の令達、通ちょう等で特に重要なもの
ホ 訴訟及び不服申立てに関するもので重要なもの
ヘ 廃置分合、改称及び境界等に関するもの
ト 公所、学校その他重要機関の設置及び廃止に関するもの
チ 重要な証明及び契約書
リ 村長の事務引継に関するもの
ヌ 村史の資料となるもの
ル 各種の重要な台帳及び原簿
ヲ その他永年保存を必要とするもの
(2) 10年保存すべきもの
イ 出納に関するもので後日の証拠として必要なもの
ロ 各種貸付金に関するもので重要なもの
ハ 訴訟及び不服申立てに関するもので軽易なもの
ニ その他10年の保存を必要とするもの
(3) 5年保存すべきもの
イ 主な行政施策に関するもの
ロ 請願及び陳情に関するもの
ハ 村税及び税外収入に関するもの
ニ 官報及び県公報の類
ホ その他5年の保存を必要とするもの
2 前項に規定する保存期間は、その文書の完結した日の属する年度の翌年度の初日から起算する。
(1) 処理の完結した日の属する会計年度ごとに、文書分類記号別及び保存期間別に処理の完結の順序にまとめ、索引をつけること。
(3) 帳票、統計図表その他これに類するもので、簿冊として編てつできないものは、封筒又は箱等に収納すること。
(文書の保存)
第47条 総務課において前条の規定により引継ぎを受けたときは、保存期間その他必要な事項を調査し、会計年度別、保存期間及び課別に整理し、書庫に保存しなければならない。
2 保存文書カードは、総務課において、前項に規定する区分に従いカードキャビネットに保管しておかなければならない。
(保存文書の借覧及び返還)
第48条 書庫に保存された文書(以下「保存文書」という。)を借覧しようとするときは、保存文書借覧表(様式第11号)に必要な事項を記入し、押印のうえ総務課長に提出してその承認を受けなければならない。
2 保存文書の借覧期間は、5日以内とする。ただし、総務課長の承認を受けたときは、10日まで延長することができる。
3 総務課長は、必要があると認めるときは保存文書の借覧を拒否し、又は借覧期間中でもこれを返還させることができる。
4 貸し出した保存文書が返還されたときは、当該文書を保存文書借覧票と照合したうえ、保存文書借覧票に返還年月日を記入しておかなければならない。
(庁外持出しの禁止)
第49条 保存文書は、総務課長の許可を受けた場合のほか、庁外に持ち出してはならない。
(転貸の禁止)
第50条 貸出しを受けた保存文書は、いかなる理由があっても転貸してはならない。
(紛失等の届出)
第51条 貸出しを受けた保存文書に汚損、紛失その他の事故が生じたときは、直ちにその旨を総務課長に届けなければならない。
2 第44条第1項に規定する保管期間が経過し、保存の手続をとる必要がない文書及び第46条第1項ただし書の規定により主管課で保管している文書で保存期間が経過したものは、文書取扱担当者がこれを廃棄しなければならない。
3 総務課長は、保存期間が満了した保存文書であっても、主管課長の請求があったときは、さらに期間を定めて保存することができる。
附則
この訓令は、昭和46年4月1日から施行する。
附則(昭和53年4月1日訓令第1号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(昭和55年6月1日訓令第3号)
この規程は、公布の日から施行する。
附則(昭和61年4月10日訓令第1号)
この訓令は、公布の日から施行し、昭和61年4月1日から適用する。
附則(平成4年4月1日訓令第1号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成9年3月31日訓令第1号)
この訓令は、平成9年4月1日から施行する。
附則(平成14年5月27日訓令第5号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成14年8月1日訓令第9号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成15年3月28日訓令第1号)
この訓令は、平成15年4月1日から施行する。
附則(平成17年3月22日訓令第4号)
この訓令は、平成17年4月1日から施行する。
附則(平成18年6月27日訓令第1号)
この訓令は、平成18年7月1日から施行する。
附則(平成19年3月16日訓令第1号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成28年3月31日訓令第6号)
この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
別表第1(第7条関係)略
別表第2(第33条関係)
施行文書記号
1 総務課で発送する文書 総
2 住民税務課で発送する文書 住税
3 健康福祉課で発送する文書 健福
4 農村整備課で発送する文書 農整
5 産業振興課で発送する文書 産振
6 むらづくり推進課で発送する文書 むら
